SharePoint-migratie: hoe behoud je metadata en originele auteursinformatie?


De overstap van een fileserver naar SharePoint biedt veel voordelen: betere samenwerking, versiebeheer, krachtige zoekmogelijkheden en integratie met Microsoft 365. Toch is er één uitdaging die vaak wordt onderschat: het verlies van metadata, met name de originele auteursinformatie en aanmaakdatum van documenten.

Wat gaat er mis bij een migratie?

Wanneer bestanden naar SharePoint worden geüpload via de browser of OneDrive-synchronisatie, worden systeemeigenschappen zoals ‘Aangemaakt door’ en ‘Gewijzigd door’ overschreven. SharePoint vult deze automatisch in met de gebruiker die het bestand uploadt en de datum van upload. Dit gebeurt ook bij veel eenvoudige migratiescripts en kan leiden tot verlies van waardevolle context.

Waarom is dit belangrijk?

  • Compliance & audit: originele auteursinformatie is cruciaal voor audits en bewijsvoering.

  • Copilot & AI: metadata bepaalt mede hoe AI-tools documenten interpreteren en koppelen aan gebruikers.

  • Gebruikersvertrouwen: medewerkers herkennen hun eigen documenten en verwachten correcte metadata.


Hoe kun je dit voorkomen?

Er zijn verschillende migratietools die metadata ondersteunen, zoals ShareGate, Microsoft Migration Manager en AvePoint Fly. Deze tools proberen tijdens de migratie de originele auteur en aanmaakdatum te behouden door de waarden te mappen naar de juiste SharePoint-gebruikers.

Het probleem met voormalige medewerkers

Bij accounts die niet meer bestaan in Azure AD (bijvoorbeeld oud-medewerkers) kan de mapping niet worden gemaakt. De originele auteur gaat dan alsnog verloren of wordt vervangen door een standaardaccount.

Legacy Author-kolom: een slimme oplossing

Een effectieve aanpak is het gebruik van een extra kolom, bijvoorbeeld Legacy Author. Hierin wordt de naam van de oorspronkelijke auteur als gewone tekst opgeslagen, los van SharePoint-gebruikersaccounts.

  • Deze kolom hoeft niet standaard zichtbaar te zijn in de bibliotheekweergave, maar blijft wel beschikbaar voor wie de originele informatie wil raadplegen.

  • Omdat het veld tekst bevat en geen koppeling naar een account vereist, blijft deze waarde altijd behouden – ook als de auteur niet meer werkzaam is.

  • Bij gebruik van AI-tools zoals Copilot kan deze kolom aanvullende context bieden, omdat de originele herkomst van documenten inzichtelijk blijft.


Tips voor een succesvolle migratie

  1. Voorbereiding: maak vooraf een mapping van bestaande en voormalige gebruikers.

  2. Gebruik tooling die metadata ondersteunt zoals ShareGate, Microsoft Migration Manager of AvePoint Fly.

  3. Implementeer een Legacy Author-kolom om de oorspronkelijke auteursinformatie veilig te stellen.

  4. Test en valideer op een representatieve dataset voordat je de volledige migratie uitvoert.

  5. Documenteer de aanpak, zodat later duidelijk is hoe metadata is verwerkt.


Praktijkvoorbeeld


Een organisatie in de bouwsector migreerde duizenden projectdocumenten naar SharePoint. Dankzij de inzet van migratietooling in combinatie met een Legacy Author-kolom bleef de originele auteursinformatie intact, zelfs voor documenten van oud-medewerkers. Gebruikers hadden vertrouwen in de nieuwe omgeving en Copilot kon de juiste context leveren bij het raadplegen van documenten.

Conclusie

Metadata is onmisbaar voor de vindbaarheid van documenten, compliance en het succes van AI in Microsoft 365. Door tijdens de migratie de juiste tooling te kiezen en een Legacy Author-kolom toe te passen, voorkom je dat waardevolle informatie verloren gaat – nu én in de toekomst.

Location: Weelde, 2381 Ravels, Belgium

Popular posts from this blog

Create a group and teamsite using REST API in Power Automate - CreateGroupEx

Image
For a customer i was creating a project portal. On the project portal we have a list with all projects and when a new item is added to that list a power automate flow creates a new project site in SharePoint.  For some projects the team members might want to create a Team in Microsoft Teams. That's why I choose to create a group using the REST API call CreateGroupEx The site that gets created can easily be Teamified by the PM. Here is the http action in Power Automate. Headers: { "accept": "application/json;odata=verbose" } Body: {    "displayName":"@{triggerOutputs()?['body/Project_x0020_number']}",   "alias":"@{triggerOutputs()?['body/Project_x0020_number']}", "isPublic":false,   "optionalParams":{       "Description":"",     "Owners":["@{triggerOutputs()?['body/Editor/Email']}",""],     "CreationOptions":        [...
Read more

100.000 contacts for TyT MD-2017

Image
In these instructions I will describe how to configure your TyT MD-2017 to store up to 100.000 contacts. And as a result the info that is displayed on the screen will be nicely formatted. What you need: The latest firmware for 100.000 contacts. Link to version 4.05  (April 2018) Firmware installer utility. Link to version 3.04 Contacts list. He re is a link to the list on the AmateurRadio.digital site.  What you don't need is a new codeplug. So all the hard work you've put into creating or modifying the codeplug will be saved. Contacts, channels and zones are not touched by this upgrade. So lets get started Download the firmware from the link above or search the web for an even later version. HamDigitaal.nl has a nice list. Unzip the firmware file to a folder. Inside you will find a folder: MD-2017 1.22 CPS, open that one If you haven't already done it, run the CPS 2017 Setup v1.22.exe to install the CPS software. You'll need it later. Also...
Read more

Start power automate on new or modified document only when a condition is met

Image
Starting a Power Automate flow on a new or changed document or item is easy. But can you only start it when a certain condition is met?  Yes, you can. In this example I only want to start the flow when the field "Document Status" is set to "To review". Here's how. The trigger for this flow is: When a file is created or modified We need to go to the settings of this action... Add a trigger condition... @equals(triggerOutputs()?['body/Document_x0020_Status/Value'], 'To review') Click Done and now the flow will only start if the condition is met. Bonus tip! If you find it hard to create the trigger condition expression do this: Pick the field you want to compare against... Enter the value and click on "Edit in advanced mode"  Select the expression and copy it into the trigger action from above. After this you can delete the Do until action.
Read more